新入学的研究生和初入职场的科研人可能会对撰写专业的邮件感到畏惧，尤其是如果英语不是他们的母语的话。我们中的大多数人都习惯于给好朋友写非正式的信息，这些信息往往充满俚语和缩写，而且缺乏规则的结构。
然而，当写信给教授、研究员、行政人员--或在商务交流中写作时，了解如何撰写专业的电子邮件是非常重要的。更礼貌的电子邮件写作风格可能会提高你在同行中的好感度。撰写专业电子邮件的两大要素是正式的语气和简洁的文字。
撰写专业英文电子邮件的两大注意事项
正式的语气
使用正式的语气会传达出你对收件人职位的尊重，从而增强电子邮件的专业沟通效果。这包括避免使用缩略语和俚语，并确保在必要时使用礼貌用语，如 " please"、" thank you"、" sorry"、" apologies"、" if possible"和 " at your convenience"。
结构
你的专业邮件也应结构合理，在邮件正文的括号内加上开头和结尾。尤其是，邮件开头应使用 " Dear"，而不是 "Hi"或类似的非正式问候语。礼貌的结束语可包括 " Sincerely"、" Thank you"、" Best wishes"和 " Best regards"。
标题
根据具体情况，特别是如果你与对方素昧平生，应尽量使用对方的头衔和姓氏（如 " Ms. Arc"、" Mr. Arc"、" Dr. Arc"或 " Prof. Arc"），而不是只用名字或全名。一旦你被告知可以使用收件人的名字，或者收件人在回复中签上了自己的名字，你就应该考虑使用这种更非正式的问候语。
保持简洁
你可能会给许多专业人士写信，他们可能忙于教学、研究和/或行政工作。最好言简意赅，以表达你对他们时间的尊重。避免在专业邮件中写满无关紧要的信息。
如何保持简洁
如果可能，请将信息限制在几句话之内：
- 提及是谁推荐你写信的（如适用）。
- 如果对方不熟悉你，简要介绍你的背景。
- 清楚地说明你发送电子邮件的目的和预期的下一步（通常是请求）。
- 感谢对方花费时间。
因此，一封好的专业电子邮件的正文可以简短到 2-5 句话。
问候语中不要出现你的名字
这包括避免在第一句话中花时间陈述自己的姓名这一常见错误；你的姓名将作为电子邮件签名呈现在底部，因此这一步是不必要的。
开头应简明扼要
请注意，正文开头也应直接反映你发送电子邮件的目的。请将正文的开头限制为一个简短的短语，以概括电子邮件的要点。
举例
一种常见的情况是，研究生一年级或二年级的学生需要联系一位教授，了解教授的研究情况，并有可能加入他或她的研究小组。在这种情况下，学生可能会感到特别害怕，尤其是当学生是研究领域的新手、对方是知名人士和/或学生以前从未见过研究人员时。在这种情况下，可以根据上述提示，写一封看起来专业、简洁的电子邮件：
邮件主旨：会面请求
Dear Dr. Arc,
Dr. Aje recommended that I contact you. I am a first-year graduate student in immunology with an interest in innate immunity. If possible, I would be interested in learning more about your research and potential rotation opportunities in your research group. Please let me know if you would be available to meet sometime next week.
Thank you,
Stu Dent
最后
在初稿中，人们倾向于像说话一样写作。写完邮件后，一定要记得在点击发送之前仔细阅读一遍。仔细查找错误，反复检查语法是否正确。确保编辑长文本时保持句子简短，并记得用短段落书写。
我们希望今天的编辑技巧能让大家明白一些保持邮件专业性的方法。如上所述，这些技巧适用于研究生一年级学生，也适用于你给期刊编辑写信。如果你对此有任何疑问，请发送电子邮件至 AskAnExpert@aje.com。AJE 祝你一切顺利！
